Ga naar inhoud. | Ga naar navigatie

Persoonlijke hulpmiddelen

Navigation

U bent hier: Home / Over het OCB / Beleidsverklaring t.a.v. privacy en het opslaan, gebruik van persoonlijke gegevens

Beleidsverklaring t.a.v. privacy en het opslaan, gebruik van persoonlijke gegevens


Uitgangspunt

OpleidingsCentrum Brandveiligheid bv (verder aangeduid met OCB) verzorgt opleidingen en trainingen op het gebied van brandveiligheid en veiligheid. Dit kan plaatsvinden door middel van:

  • Open inschrijving; hierbij verstrekt de betrokken persoon zelf de noodzakelijke persoonlijke gegevens via de website, dan wel (de personeelsfunctionaris, etc. van) het bedrijf schrijft de betrokken persoon in en verstrekt, via de website de noodzakelijke persoonlijke gegevens;

  • In-company training; hierbij wordt door het betrokken bedrijf een training georganiseerd en worden de, voor OCb, noodzakelijke persoonlijke gegevens centraal verstrekt.

Voor beide gevallen wordt door OCB – indien de opleiding/training wordt afgesloten met een formeel examen – de voor het examenbureau noodzakelijke persoonlijke gegevens aan het examenbureau verstrekt.

OCB verwerkt persoonlijke gegevens daarom voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van de betaling van de cursist
  • Het aan de cursist verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
  • Het - indien dit nodig is - telefonisch of via e-mail contact te hebben met de cursist om onze dienstverlening (cursus/training) uit te kunnen voeren
  • Om goederen (bijvoorbeeld lesboeken) en diensten ( de cursus/training) te leveren
  • Het aanvragen van het examen (indien van toepassing).

Omdat OCB verantwoordelijk is, en zich verantwoordelijk voelt, voor de verwerking van de voor haar activiteiten noodzakelijke persoonlijke gegevens is deze privacyverklaring opgesteld

Persoonsgegevens die wij verwerken

OCB verwerkt de genoemde noodzakelijke persoonlijke gegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf, dan wel uw werkgever, aan ons heeft verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonlijke gegevens die wij verwerken:

- Voornaam/roepnaam
- Achternaam
-
Geslacht
- Geboortedatum
- Woonadres
- Postcode
- Woonplaats
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Bedrijfsnaam
, functie en afdeling

Voor het aanvragen van het eventueel noodzakelijke examen bij het examenbureau verwerken wij bovendien:

- Geboorteplaats


Daarenboven wordt door OCB vastgelegd:

- De contactmomenten
- De gevolgde opleidingen
- Het verloop van deze opleiding(en)
- Gegevens over uw activiteiten op onze website (via Internetbrowser en apparaat type)

 

Verwerken bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

De activiteiten van OCB richten zich op de bijscholing van personen met minstens een MBO opleiding die een functie bekleden in het bedrijfsleden. Als zodanig heeft OCB niet de intentie via haar website en/of diensten gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Mocht u er van overtuigd zijn dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact op met onze ‘Functionaris Gegevensbescherming’ dan verwijderen wij deze informatie onmiddellijk.

 

Geautomatiseerde besluitvorming

Bij geautomatiseerde besluitvorming gaat het om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens over beslist. OCB neemt geen besluiten - op basis van geautomatiseerde verwerkingen - over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

 

Bewaren van persoonlijke gegevens

OCB bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonlijke gegevens:

Personalia: personalia wordt samen met de gevolgde opleidingen 7 jaar na laatste contact bewaard. Deze gegevens worden gebruikt om eventuele vervolgopleidingen goed te laten verlopen. E-mail adressen en geboortedatum worden hierbij gebruikt als identificatiemiddel.

Persoonsgegevens, zoals adres gegevens die verkregen zijn via de inschrijvingen, worden bewaard voor de periode dat de kandidaat nog aanspraak kan maken op de herkansingsregeling of herexamens bij de exameninstituten. Hierna worden adres gegevens gewist. Deze periode is 2 jaar.

Nieuwsbrief: naam en e-mail adressen voor de nieuwsbrief worden via een double-opt systeem gevalideerd en bevestigd. Dit betekent dat de gebruiker hier de goedkeuring voor geeft of heeft gegeven. Deze gegevens worden bewaard tot de gebruiker zichzelf uitschrijft, of het e-mail adres niet meer werkt. Hierna wordt deze uitgeschakeld.

Facturatie gegevens en alle overige informatie, waaronder het papieren archief, wordt volgens de wettelijke bewaartijd van 7 jaar bewaard en vervolgens vernietigd.

 

Delen van persoonsgegevens met derden

OCB verkoopt persoonlijke gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. OCB blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

 

Cookies, of vergelijkbare technieken

OCB gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. OCB gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting:

https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Bij het eerste bezoek aan onze website wordt er altijd gevraagd of het plaatsen van cookies akkoord is. Er is daarnaast ook een mogelijkheid om in te stellen wat de voorkeuren zijn. Zonder acceptatie wordt het plaatsen van cookies door derden zoveel mogelijk geweerd.

Na het accepteren van cookies worden, afhankelijk van de ingestelde voorkeuren, op de website van OCB, ook cookies geplaatst door derden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en/of de sociale media-bedrijven. Hieronder een overzicht van de (mogelijke) cookies:

 

Google Analytics:

Functie: Analytische cookie die websitebezoek meet

Cookies:
_ga: verloopt na 2 jaar
_gid: session, verloop na sluiten browser
_gat: session, verloop na sluiten browser

Er is een bewerkersovereenkomst met Google gesloten; hierbij worden IP nummers geanonimiseerd (het laatste octet van het IP-adres wordt gemaskeerd); 'gegevens delen' is uitgezet; er wordt geen gebruik maakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

De persoon die zich heeft ingeschreven voor een cursus of training heeft het recht om zijn/haar persoonlijke gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft hij/zij het recht om zijn/haar eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens door OCB. Tevens heeft hij/zij het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat betrokkene bij OCB een verzoek kan indienen om zijn/haar persoonlijke gegevens, waarover wij beschikken, in een computerbestand naar hem/haar of een andere, door hem/haar te noemen organisatie, te sturen.

Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, van de persoonlijke gegevens dan wel het overdragen van de persoonlijke gegevens of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op het verwerken van uw persoonlijke gegevens moet worden gestuurd naar secretariaat@hetocb.nl Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u zelf is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

OCB wijst er op dat iedereen de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

Hoe wij persoonlijke gegevens beveiligen

OCB neemt de bescherming van persoonlijke gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen van misbruik zijn, neem dan contact op met de ‘Functionaris Gegevensbescherming’.

 

OCB heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:
- Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
- TLS (voorheen SSL) Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk 'https' en het hangslotje in de adresbalk.
- DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
- DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van de domeinnaam hetocb.nl naar het hieraan gekoppelde IP-adres. Dit wordt standaard door onze hosting partij ingesteld. Het wordt voorzien van een digitale handtekening. U kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat u omgeleid wordt naar een vals IP-adres.
- onze server hosting partij host de gebruikte omgeving in Nederland.

 

Wie hebben er toegang tot de persoonlijke gegevens?

De opgeslagen persoonsgegevens zijn alleen inzichtelijk voor het secretariaat, marketing afdeling en databasebeheerder. Docenten ontvangen alleen de info betreffende de cursisten voor de betreffende opleiding (presentielijst).

 

Wat doen we als er een datalek is?

Een datalek bestaat wanneer er een inbreuk is op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden of opgeslagen gegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (art. 4, 12) AVG).
Het melden van een datalek aan de Privacycommissie is niet altijd verplicht. De melding dient alleen te gebeuren wanneer het waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.
In dat geval dient de melding te gebeuren binnen de 72 uren na kennisname van het lek, ook aan de instellingen waarmee OCB een verwerkersovereenkomst heeft.
Indien de inbreuk naar alle waarschijnlijkheid een hoog risico inhoudt voor de rechten en de vrijheden van natuurlijke personen, zal het datalek eveneens meegedeeld moeten worden aan de betrokkenen zelf.
Is er sprake van een verwerkingsverantwoordelijke, dan zal zonder onredelijke vertraging na kennisname van het datalek dit ook vermeld worden aan de verwerkingsverantwoordelijke.

 

Document acties